いらない会議をなくしていくには？

いらない会議を惰性で行っている会社は本当に多い。特に中堅・大手企業は会議がやたらと多いと言われている。定例会議をいくつも行っている会社は、話すべき議題がなくても毎週会議を開き、1日の業務時間はどんどん短くなってしまう。

そんないらない会議や無駄な会議をなくして、スリムでクリエイティブな業務に変えていくにはどうしたらいいのだろうか？
以下の方法を紹介する。

会議のタイプを分類する

まず最初に考えるべきことは、会議のタイプを分類することで会議自体をなくしたり、代替手段に変えたり、出席者を絞ることが可能になってくる。そこで、まず会議の分類について考えてみたいと思う。

会議は、おおむね以下の３つに分けられる。

1. 伝達する会議
2. アイデアを出す会議
3. 物事を決定する会議

１．伝達する会議

業務内容や方針を「伝達する」つまり伝える会議です。この伝達する会議は、会社のイベントや手続きなどを伝えるなら、会議で集合させなくてもメールや社内ポータルサイトによる周知で済みます。しかし、「人員削減について」などの社員の生活に関わるような重要事項は、メールやポータルでの伝達は不適切です。

つまり、伝達する会議を開く際には、メールなどによる周知で十分な要件か、会議を開くべき用件
なのかなど用件の重要度を検討し、周知で済むことは徹底して「いらない会議」として無くしていくことが必要です。

伝達する会議では、会議の回数を減らしたり、会議そのものをなくすことが可能です。

２．アイデアを出す会議

皆でアイデアを出し合う会議のことです。こういったアイデア出しの会議では、「否定しない」、「連鎮的に発想する」、「自由に発言する」ことを意識すると上手くいきます。

このアイデアを出し合う会議では、事前に議題やアジェンダを参加者に連絡しておくことがとても重要です。

会識でいきなりアイデアを出せと言われても沈黙が続いて時間をムダにすることが実に多いからです。
参加者に事前に議題を伝えることで、その場で判断を迫って会議の時間が長くなるのを防ぐことができます。

参加者が事前に内容を検討していることによって、会議の時間は短くなり議論も活発になります。

このように、アイデアを出し合う会議では、事前の準備の工夫によって会議の時間の短縮ができます。

物事を決定する会議

物事を決定する会議では、その決定事項について必要な人選を考えることが重要です。簡単な決定事項なのにあまり関係のない人まで集合させると、人件費と交通費、そして何より必要がないのに参加している社員の時間がムダになってしまいます。

物事を決定する会議では、参加者を絞る事で時間の無駄を排除し、いらない会議をなくしていくことができます。

開こうとする会議がどの会議なのかを判断できれば、事前準備を工夫したり、人選などを的確に判断し、ムダな時間を過ごす必要がなくなります。是非やってみてください。

終わりの時間を決める

終わりの時間を決めてしまうのも、重要なテクニックです。
とくにオススメなのは、他の重要な会議の直前に、会議の予定を入れることです。例えば、いつも話が長くなってしまう上司が入った会議がある場合、その上司のスケジュールで重要そうな会議の直線に入れることで、強制的に会議を切り上げることが可能です。

定例会議をやめる

定例会議には、忙しいときでも会議をセットしコミュニケーションを図り、未然に問題を発見できるというメリットがあります。
しかし、そのような半強制的な会議を設定しなければならないことは、そもそもコミュニケ―ジョンや信頼関係で問題が生じているという事ですので、一般的には定例会議をどうしても設定する必要のある組織はそれほど多くないです。

定例会議をやめることで、何も重要な議題がなくてもとりあえず集まったり、オンライン会議で中断されるのを防ぐことが可能で、全体的に無駄な時間を減らすことにつながります。

以上ですが、いかがでしょうか？

無駄な会議を減らすことで自分の作業に集中できる会社が増えると良いですね。

SWOT分析

　SWOT分析は企業や事業の現状分析のための分析手法のフレームワークのことをいいます。

SWOTは、S:強み、W:弱み、O:機会、T:脅威の頭文字をとっています。

自社を取り巻く環境による影響と、それに対する自社の現状を分析しながら、自社のビジネス機会を発見します。

　SWOT分析のSWOTの各要素は、事業の外部環境と内部環境に分けられます。

外部環境とは、政治動向、規制、経済・景気、社会動向、技術動向、業界環境の変化や顧客ニーズなど、自社の努力で変えられない要因を指します。これら外部環境を分析して、機会（O）と脅威（T）を導き出します。

内部環境は、自社でコントロールできる要素であり、SWOT分析で具体的に言えば、強み（S）と弱み（W）に当たります。例えば、資源（リソース）、顧客サービス（コンテンツ）、システム、インフラなどです。

SWOT分析のやり方

ではこれらの要素を用いて具体的にどうSWOT分析するのか見ていきましょう。

１．各項目を分ける

SWOT分析を行う際、ただなんとなく「強み」や「弱み」を洗い出していくと、全く分析に必要ない項目が多く出てきます。

そこで、SWOT分析を行う場合は、必ず「内部環境」と「外部環境」で洗い出す項目をあらかじめ決めておきましょう。

２．各項目の仮説を立てる

　各項目について調査・分析を行う前に、現状考えている各環境への仮説を立てます。仮説を立てることで、1.で決めた項目についてSWOT分析を行って本当に大丈夫か？他に必要な項目がないか、抜け漏れなく洗い出せるようになります。

３．外部環境の調査・分析

必要な項目が明確になった段階で、外部環境からSWOT分析を行っていきます。基本的に内部環境は、外部環境の影響を受けており、結果として自社のポジションが明確になっています。

４．内部環境の調査・分析

　外部環境の調査・分析を終えたら、内部環境の調査・分析を進めていきます。この際、まずは自身で思いつく「強み」と「弱み」を一通り洗い出し、その後競合他社との比較を行い、実際に洗い出した「強み」と「弱み」が確かなものなのか分析していくと正確なデータが得られるでしょう。

５．目標達成までの戦略を決める

　各セクションのSWOT分析が終わったら、各項目で重要度の評価を行いましょう。そして、重要度の高い項目について、どのように打ち出していくか、もしくはどのように改善していくべきか、各案を出していきます。

以上がSWOT分析の大まかな流れになります。
SWOT分析は現状把握のための有用なツールなのでぜひ活用してみてください。