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いらない会議をなくしていくには?

いらない会議をなくしていくには?

いらない会議を惰性で行っている会社は本当に多い。特に中堅・大手企業は会議がやたらと多いと言われている。定例会議をいくつも行っている会社は、話すべき議題がなくても毎週会議を開き、1日の業務時間はどんどん短くなってしまう。

そんないらない会議や無駄な会議をなくして、スリムでクリエイティブな業務に変えていくにはどうしたらいいのだろうか?
以下の方法を紹介する。

会議のタイプを分類する

まず最初に考えるべきことは、会議のタイプを分類することで会議自体をなくしたり、代替手段に変えたり、出席者を絞ることが可能になってくる。そこで、まず会議の分類について考えてみたいと思う。

会議は、おおむね以下の3つに分けられる。

  1. 伝達する会議
  2. アイデアを出す会議
  3. 物事を決定する会議

1.伝達する会議


業務内容や方針を「伝達する」つまり伝える会議です。この伝達する会議は、会社のイベントや手続きなどを伝えるなら、会議で集合させなくてもメールや社内ポータルサイトによる周知で済みます。しかし、「人員削減について」などの社員の生活に関わるような重要事項は、メールやポータルでの伝達は不適切です。

つまり、伝達する会議を開く際には、メールなどによる周知で十分な要件か、会議を開くべき用件
なのかなど用件の重要度を検討し、周知で済むことは徹底して「いらない会議」として無くしていくことが必要です。

伝達する会議では、会議の回数を減らしたり、会議そのものをなくすことが可能です。


2.アイデアを出す会議


皆でアイデアを出し合う会議のことです。こういったアイデア出しの会議では、「否定しない」、「連鎮的に発想する」、「自由に発言する」ことを意識すると上手くいきます。

このアイデアを出し合う会議では、事前に議題やアジェンダを参加者に連絡しておくことがとても重要です。

会識でいきなりアイデアを出せと言われても沈黙が続いて時間をムダにすることが実に多いからです。
参加者に事前に議題を伝えることで、その場で判断を迫って会議の時間が長くなるのを防ぐことができます。

参加者が事前に内容を検討していることによって、会議の時間は短くなり議論も活発になります。

このように、アイデアを出し合う会議では、事前の準備の工夫によって会議の時間の短縮ができます

物事を決定する会議

物事を決定する会議では、その決定事項について必要な人選を考えることが重要です。簡単な決定事項なのにあまり関係のない人まで集合させると、人件費と交通費、そして何より必要がないのに参加している社員の時間がムダになってしまいます。

物事を決定する会議では、参加者を絞る事で時間の無駄を排除し、いらない会議をなくしていくことができます


開こうとする会議がどの会議なのかを判断できれば、事前準備を工夫したり、人選などを的確に判断し、ムダな時間を過ごす必要がなくなります。是非やってみてください。

終わりの時間を決める

終わりの時間を決めてしまうのも、重要なテクニックです。
とくにオススメなのは、他の重要な会議の直前に、会議の予定を入れることです。例えば、いつも話が長くなってしまう上司が入った会議がある場合、その上司のスケジュールで重要そうな会議の直線に入れることで、強制的に会議を切り上げることが可能です。

定例会議をやめる

定例会議には、忙しいときでも会議をセットしコミュニケーションを図り、未然に問題を発見できるというメリットがあります。
しかし、そのような半強制的な会議を設定しなければならないことは、そもそもコミュニケ―ジョンや信頼関係で問題が生じているという事ですので、一般的には定例会議をどうしても設定する必要のある組織はそれほど多くないです。

定例会議をやめることで、何も重要な議題がなくてもとりあえず集まったり、オンライン会議で中断されるのを防ぐことが可能で、全体的に無駄な時間を減らすことにつながります。

以上ですが、いかがでしょうか?

無駄な会議を減らすことで自分の作業に集中できる会社が増えると良いですね。

休眠顧客の掘り起こし

皆さんは休眠顧客についてご存知でしょうか。休眠顧客とは、過去に商談や取引などのやり取りがあったけれど、今は表舞台に出ず放置された状態の見込み顧客を意味します。

過去に自社製品やサービスを購入してくれた顧客でも、その後は購入してくれていない。もしくは一度購入を検討してくれた見込み顧客ではあったが、結局購入には至らなかった。こういう経験をされてる方は非常に多いと思います。

今回はこうした休眠顧客の掘り起こし方法についてご紹介したいと思います。

休眠顧客掘り起こしのメリット


そもそも休眠顧客を掘り起こすメリットは何なのでしょうか。もっといえば新しい取引先を開拓することに比べて何かメリットがあるのでしょうか。


 休眠顧客の掘り起こしをすることで、新規の見込み顧客を開拓するよりも効率的に取引を生み出すことが可能になります。
もちろん、休眠顧客がすべて取引を再開してくれることにはなりませんが、休眠から目覚めさせる努力は続けていきましょう。


休眠顧客の掘り起こしに取り組むメリットは、顧客との取引を再開することだけではありません。

 掘り起こしを通して休眠顧客になった原因を調査・分析することが可能になります。そして自社の商品にどこに不満があったかなどを突き止めることで商品の改善に取り組むことが可能になるというようなメリットもあるのです。

休眠顧客復活の方法


それでは休眠顧客を復活させるには、どのような方法が効果的なのでしょうか。

休眠顧客の復活には、実際に休眠顧客と接触を行う必要があります。その接触方法は、一般的には、Eメール、DM、電話などが挙げられます。それぞれの特徴は以下の通りです。

【Eメール】


最もコストが低いですが、見てもらえる可能性も高くはありません。
開封してもらうために最低限、件名や本文の冒頭に顧客の名前を入れるなどのカスタマイズはすべきでしょう。

【電話】


既存のカスタマーセンターがある場合には、比較的コストが低く実施できる方法です。
コンタクトできたかどうかEメールよりも判断しやすい一方、顧客によっては嫌がられる可能性もあるので注意しましょう。

【DM】


上記2つに比べるともっともコストのかかる方法です。
しかし実物が届くので、上手く利用すれば顧客に強く働き掛けることができます。

最初からコストがかかる凝ったものを作成するのではなく、制作費とターゲット数を抑えて低コストから始め、反応を見ながら改善していくとよいでしょう。

そのほか、休眠顧客向けの集客セミナーを開催したり、イベントに出展したりすることを平行しても効果的です。

以上です。新規の顧客開拓がうまく行かない場合には、休眠顧客の掘り起こしも検討してみてはいかがでしょうか。

SWOT分析とは?

SWOT分析

 SWOT分析は企業や事業の現状分析のための分析手法のフレームワークのことをいいます。

SWOTは、S:強み、W:弱み、O:機会、T:脅威の頭文字をとっています。

自社を取り巻く環境による影響と、それに対する自社の現状を分析しながら、自社のビジネス機会を発見します。

 SWOT分析のSWOTの各要素は、事業の外部環境内部環境に分けられます。


外部環境とは、政治動向、規制、経済・景気、社会動向、技術動向、業界環境の変化や顧客ニーズなど、自社の努力で変えられない要因を指します。これら外部環境を分析して、機会(O)と脅威(T)を導き出します。


内部環境は、自社でコントロールできる要素であり、SWOT分析で具体的に言えば、強み(S)と弱み(W)に当たります。例えば、資源(リソース)、顧客サービス(コンテンツ)、システム、インフラなどです。

SWOT分析のやり方

ではこれらの要素を用いて具体的にどうSWOT分析するのか見ていきましょう。

1.各項目を分ける

SWOT分析を行う際、ただなんとなく「強み」や「弱み」を洗い出していくと、全く分析に必要ない項目が多く出てきます。

そこで、SWOT分析を行う場合は、必ず「内部環境」と「外部環境」で洗い出す項目をあらかじめ決めておきましょう。

2.各項目の仮説を立てる

 各項目について調査・分析を行う前に、現状考えている各環境への仮説を立てます。仮説を立てることで、1.で決めた項目についてSWOT分析を行って本当に大丈夫か?他に必要な項目がないか、抜け漏れなく洗い出せるようになります。

3.外部環境の調査・分析

必要な項目が明確になった段階で、外部環境からSWOT分析を行っていきます。基本的に内部環境は、外部環境の影響を受けており、結果として自社のポジションが明確になっています。

4.内部環境の調査・分析


 外部環境の調査・分析を終えたら、内部環境の調査・分析を進めていきます。この際、まずは自身で思いつく「強み」と「弱み」を一通り洗い出し、その後競合他社との比較を行い、実際に洗い出した「強み」と「弱み」が確かなものなのか分析していくと正確なデータが得られるでしょう。

5.目標達成までの戦略を決める


 各セクションのSWOT分析が終わったら、各項目で重要度の評価を行いましょう。そして、重要度の高い項目について、どのように打ち出していくか、もしくはどのように改善していくべきか、各案を出していきます。


以上がSWOT分析の大まかな流れになります。
SWOT分析は現状把握のための有用なツールなのでぜひ活用してみてください。

ふるさと納税で控除されたかを確認する方法とは? 3分で簡単に確認できる!

ふるさと納税で正しく控除されたのかを確認する方法

ふるさと納税できる金額をシュミレーションで計算して寄付した後、実際に控除されているのか気になる方もいるのではないでしょうか? 特に、年末のギリギリでワンストップ納税申請を行った方は、バタバタしている最中、本当に寄付した分が控除されているのか不安に思うはずです。

ふるさと納税がただしく控除されたのかを3分で確認する方法を解説します。

ワンストップ特例の申請をした場合

ワンストップ特定で申請した場合は、翌年の住民税が減額されることで寄付した分が控除されます。
したがって、「住民税決定通知書」を確認すれば、簡単に控除が行われたかを確認できます
ふるさと納税をする会社にお勤めの方の多くが、ワンストップ特例を使って申請するため、住民税の通知書を確認することで、しっかり控除されているのかが確認できます。

この「住民税決定通知書」は、会社にお勤めの方は通常会社から受け取り、フリーランスや自営業の方は、市町村から郵送で5,6月ごろに送られてきます。
5月、6月に住民税(市民税・県民税)と名の付く書類を見かけたら、捨てずに確認しましょう。

確定申告をした場合

フリーランズや自営業を営む方は、会社勤めの方と異なり、確定申告しますので、こちらの方法になります。

確定申告した方は、ふるさと納税の寄付金は「住民税」と「所得税」の両方から引かれる形で控除されます。両方といっても、控除される合計金額はワンストップで申請した場合とまったく同じになります。(当然ですが。。)

ふるさと納税の控除額について通知書のどこを確認すればいい?

住民税のお知らせである「住民税決定通知書」のどこを見れば、サクッと確認できるのでしょうか?

ワンストップ申請をした方

結論から言いますと、通知書の表の中の、市民税、県民税それぞれの「税額控除額」という欄もしくは、「寄付金税額控除額」という項目の金額を確認すればOKです。それぞれに市町村によって、言い方は若干異なりますが、基本的に上記のいずれかの言い方になるようです。

この金額が、自分が寄付した金額の合計(楽天ふるさと納税などで購入した合計金額)のマイナス2,000円になっていれば正しいです。

また、住民税の通知書の下の方に、「摘要」と書かれた部分があり、そこにも、寄付金税額控除 市民税XXX円 県民税XXX円と親切に書かれてあります。

確定申告をした方

確定申告した場合は、ふるさと納税の控除は「住民税」と「所得税」の両方から行われるため、「住民税決定通知書」と「昨年の確定申告書の控え」の両方をチェックする必要があります。

すなわち、所得税については、すでに源泉徴収されるなどして納税済みであるため、後から金額の返金を受ける形で寄付金額が返ってきます。確定申告書の控え「還付される税金」欄に、その返金額(還付額と言う)が記載されているのでそこをチェックします。

住民税については、市区町村から5、6月ごろに郵送で送られてくる「住民税決定通知書」の金額で確認します。

上記の2つの所得税の還付金額と住民税の控除金額の合計が、ふるさと納税で寄付した金額-2,000円になっいることが確認できれば、正しいということです。

ふるさと納税が控除されていない場合または金額が合わない時

ふるさと納税が控除されていない場合、または、控除(申告)額に漏れがあった場合、ふるさと納税を行った翌年から5年間は、再度控除の申請を行うことが可能です。あやしいと思ったら、通知書を確認の上、自分の管轄の税務署等にお問合せしてみてください。

 

個人事業主が生活費について融資を受けるには?

日本政策金融公庫に融資を申し込んでも、2020年5月現在、実行までに2ヶ月以上の時間がかかってしまうようです。

他方、信用保証協会の保証つき融資であれば、1ヶ月程度で振り込みされているようです。

これから、素早い資金調達をしようと思った場合、付き合いのある金融機関に申し込むのが必要になってくるのではないかと思います。

もっとも、そういった金融機関がない」という中小企業もたくさんあるかと思います。普段、借り入れなどまったく行う必要がなく、今回コロナの影響でそのような状況に追い込まれている事業者さんです。

通常、金融機関は、「貸して欲しい」と言ってくる中小企業の新規融資は、あまりやりたがりません。

お金に困っている状況のため、貸し倒れになる可能性が高いからです。

したがって、付き合いのある金融機関のない中小企業は、迅速に資金調達を行うことが難しい状況です。

しかし、資金繰りに苦労している中小企業に対して、積極的に新規融資取引を積極的に行おうとしている金融機関もわずかながら存在します。

地方の信用金庫などは、その可能性が高いです。政策金融公庫と併せて、地方の小さめな銀行にあたってみることが非常に重要です。