業務上の効率アップは、生産性を高めるだけでなく、従業員の意識の改革や新たな施策への発送など数々のメリットを生みだします。業務上の効率を高める上で注目されているのが、ムダ・ムリ・ムラという考え方です。このムダ・ムリ・ムラという考え方の要点をつかむことでよりよい効率アップのために業務を見直すことが可能となるでしょう。
ムダ・ムリ・ムラの考え方とは？
ムダ・ムリ・ムラとはどのような考え方なのでしょうか？ 分かりやすく解説します。
ムダ
まずは「ムダ」という要素です。ムダとは言い換えるなら生産性を悪くする事柄全般のことを指します。業務というものは生産性に直結するものだけでなく、ムダな仕事やムダな動きというものが混入しがちです。ですから、何がムダな動きになっているのかをまずは探し出す必要があります。
無駄の排除方法とは？ 事務におけるムダの探し方
トヨタなど日本の大手企業で行われている生産方式として、リーン生産方式とわれる手法があります。
海外で研究され、体系化された秀逸な生産方式ですが、リーンとは「贅肉や脂肪がない」という意味です。
リーン生産方式では、「顧客のサービス向上にとって価値を生まないものは全てムダとみなし、何が贅肉にあたるのかを発券してそぎ落としていきます。
ムダを排除する手順
- やらなかったら、どうなるかを考える
- やらなくても何も変わらない仕事はやめる
- やるべき仕事の目的を考える
- その目的を別の手段で実現できないかを考える
このように突き詰めて考えていくと、普段当たり前にやっていたことも、意外にも無くなっても問題ないことが見えてきます。それが改善の第一歩です。
ムリ
次に「ムリ」とは何でしょうか。それは、能力以上の使い方をしてかえって作業効率を落としてしまうことです。要するに、負担をかけすぎて本来のパフォーマンスが発揮されない状態のことを指します。それは人に対しても当てはまりますし、機械に対しても当てはまります。また、生産計画の目標が実情とあっていないために生じる計画上のムリという場合にも当てはまるでしょう。こうしたムリをすぐに改善するために動くことで、徐々に生産性を落としてしまう危険に対処することができるでしょう。
ムラ
後に「ムラ」とは何でしょうか。それは、仕事の品質が一定ではないという状態のことです。仕事配分が偏っていたり、生産数量が一定に保たれずにその場しのぎの生産になっていたりすることなどが挙げられます。作業場ムラが生じてしまうと、品質も生産性も安定しない状態になってしまいます。こうした事柄をきちんと見直すことによって企業としての力は今よりもずっと強くなる可能性があるのです。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）の発生原因
「負荷（作業量）」と「能力（キャパシティ）」が均衡している状態が理想的な作業環境であり、負荷と能力のバランスが崩れると3M（ムリ・ムダ・ムラ）が発生します。その原因として人員配置や生産計画が不適切だと考えられます。負荷が増えれば作業が滞り、能力が増えれば人員が余る状態になります。このバランスをどのように均衡させるかが非常に重要です。
ムリ・ムダ・ムラの見直しのポイント
時間・労働力・経費が不足している業務
高い目標を掲げても、時間・労働力・経費が不足している状況では達成は困難です。成果が芳しくない業務は、人材、予算が足りているかを見直す必要があります。
ムリな業務は従業員を疲弊させ、達成できない目標は予算をムダに消費するだけです。目標を高く持つことは大事ですが、まずは達成可能な目標を立て、ステップ・バイ・ステップでクリアしていきましょう。
実行自体が目的化しているムダな業務
その業務を実行すること自体が目的化していませんか？慣習だからと意味もなく続けている業務はムダでしかありません。
目的を達成するために設定したはずの業務が慣習になるのはよくあることで、目的と手段が入れ替わると業務のムダが発生します。ムダな慣習は廃止し、実行する意味のある業務を設定しましょう。
特定の人しかわからない業務
ITシステムでは特定の人しか内部構造がわからずブラックボックス化してしまうことがあります。
これは一般的な業務にも該当することで、特定の人しかわからない業務があると、担当者が不在時に対応できない、担当者が退職してどう対応していいかわからないといった問題が起こります。
特定の人に任せっきりにしないようムラなく業務を割り振らなければなりません。
流用できる部分を探す
業務遂行途中で問題が発覚した場合、一から作り直すには時間もコストもかかります。問題の内容によりますが、流用できる部分を探すのを怠って作り直しするとなると、かけた時間・コスト・労力がムダになります。
いずれの問題でも、最小限の修正で済む方法がないか考え、流用することによりムダを省くことができないか模索してみましょう。
業務の優先順位を決める
業務には真っ先にやるべきことと後回しにできることがあります。後回しでも構わない業務を優先するのは非効率です。
業務の優先順位を決めておくと、効率良く業務を進められます。
従業員のコスト意識を高める
頭ごなしに「節約しろ」だの「ムダをなくせ」と言っても、従業員のコスト意識が低いと効果は期待できないばかりか、意欲の低下を招いてしまいます。節約を徹底させる前にすべきは、従業員のコスト意識を高めることです。
従業員一人ひとりがコスト意識を持って業務に取り組み、自主的に経費削減に取り組んでくれるのが理想だということを忘れないでください。
