いらない会議をなくしていくには？
いらない会議を惰性で行っている会社は本当に多い。特に中堅・大手企業は会議がやたらと多いと言われている。定例会議をいくつも行っている会社は、話すべき議題がなくても毎週会議を開き、1日の業務時間はどんどん短くなってしまう。
そんないらない会議や無駄な会議をなくして、スリムでクリエイティブな業務に変えていくにはどうしたらいいのだろうか？
以下の方法を紹介する。
会議のタイプを分類する
まず最初に考えるべきことは、会議のタイプを分類することで会議自体をなくしたり、代替手段に変えたり、出席者を絞ることが可能になってくる。そこで、まず会議の分類について考えてみたいと思う。
会議は、おおむね以下の３つに分けられる。
- 伝達する会議
- アイデアを出す会議
- 物事を決定する会議
１．伝達する会議
業務内容や方針を「伝達する」つまり伝える会議です。この伝達する会議は、会社のイベントや手続きなどを伝えるなら、会議で集合させなくてもメールや社内ポータルサイトによる周知で済みます。しかし、「人員削減について」などの社員の生活に関わるような重要事項は、メールやポータルでの伝達は不適切です。
つまり、伝達する会議を開く際には、メールなどによる周知で十分な要件か、会議を開くべき用件
なのかなど用件の重要度を検討し、周知で済むことは徹底して「いらない会議」として無くしていくことが必要です。
伝達する会議では、会議の回数を減らしたり、会議そのものをなくすことが可能です。
２．アイデアを出す会議
皆でアイデアを出し合う会議のことです。こういったアイデア出しの会議では、「否定しない」、「連鎮的に発想する」、「自由に発言する」ことを意識すると上手くいきます。
このアイデアを出し合う会議では、事前に議題やアジェンダを参加者に連絡しておくことがとても重要です。
会識でいきなりアイデアを出せと言われても沈黙が続いて時間をムダにすることが実に多いからです。
参加者に事前に議題を伝えることで、その場で判断を迫って会議の時間が長くなるのを防ぐことができます。
参加者が事前に内容を検討していることによって、会議の時間は短くなり議論も活発になります。
このように、アイデアを出し合う会議では、事前の準備の工夫によって会議の時間の短縮ができます。
物事を決定する会議
物事を決定する会議では、その決定事項について必要な人選を考えることが重要です。簡単な決定事項なのにあまり関係のない人まで集合させると、人件費と交通費、そして何より必要がないのに参加している社員の時間がムダになってしまいます。
物事を決定する会議では、参加者を絞る事で時間の無駄を排除し、いらない会議をなくしていくことができます。
開こうとする会議がどの会議なのかを判断できれば、事前準備を工夫したり、人選などを的確に判断し、ムダな時間を過ごす必要がなくなります。是非やってみてください。
終わりの時間を決める
終わりの時間を決めてしまうのも、重要なテクニックです。
とくにオススメなのは、他の重要な会議の直前に、会議の予定を入れることです。例えば、いつも話が長くなってしまう上司が入った会議がある場合、その上司のスケジュールで重要そうな会議の直線に入れることで、強制的に会議を切り上げることが可能です。
定例会議をやめる
定例会議には、忙しいときでも会議をセットしコミュニケーションを図り、未然に問題を発見できるというメリットがあります。
しかし、そのような半強制的な会議を設定しなければならないことは、そもそもコミュニケ―ジョンや信頼関係で問題が生じているという事ですので、一般的には定例会議をどうしても設定する必要のある組織はそれほど多くないです。
定例会議をやめることで、何も重要な議題がなくてもとりあえず集まったり、オンライン会議で中断されるのを防ぐことが可能で、全体的に無駄な時間を減らすことにつながります。
以上ですが、いかがでしょうか？
無駄な会議を減らすことで自分の作業に集中できる会社が増えると良いですね。
