業務効率化

業務効率化とは、会社の仕事を進めるためのプロセスから無駄なものを省き、よりスムーズに業務ができるような状態にすることで、生産性を高めていく作業のことです。今回は、業務効率化の定義やその目的、実施によるメリットや生産性向上との違いについて解説をします。また、業務効率化の進め方や実施した企業の成功事例についても紹介します。

業務効率化に取り組むメリット

業務効率化を実施することは、会社にとってさまざまなメリットがあります。しかも、経営者側、従業員側がともに恩恵を受けることができます。具体的には、次のような内容です。

①コスト削減

一番わかりやすいものとして「コスト削減」が挙げられます。作業時間を短縮することで人件費が削減され、その分は企業の利益に直結します。

②従業員満足度の向上

業務効率化によって利益率が高まれば、従業員のために福利厚生や社内環境を整備したり、ボーナスや給与を増やせます。従業員の待遇を改善することで、会社への満足度が高まり、より良い職場作りにもつながるでしょう。

③離職防止や優秀な人材の確保

従業員の満足度や一人ひとりのモチベーションが高まることで、優秀な従業員の離職防止や新しい人材の獲得といった、人事面での恩恵を受けることもできます。

④イノベーションの創出

業務効率化で従業員の労働時間が短縮されることで、それぞれの従業員がクリエイティブな業務をする時間を確保でき、次世代の成長事業の創出機会へとつながります。

⑤働き方改革の実現

4月に働き方改革関連法の施行もあり、大企業から中小企業まですべての企業で高い関心がある「働き方改革」。業務効率化を行うことで労働時間の短縮も可能となるため、働き方改革の推進にも効果的です。

業務効率化の方法①社内制度を変える

業務効率化を促進させるためには、社内から変えていく必要があります。

企業の規模が大きかったり、社内制度がたくさんある企業だと、実現するまでに時間がかかるでしょう。そのため、業務効率化が上手く進められず足踏み状態となっている企業も多いはず。

そこで、具体的にどのようにして社内制度を変えていけば良いのか、そのアイディアを3つ紹介します。

チームで業務を分担する

1人1人に仕事を割り振るやり方が当たり前になっていませんか？それでは、特定の従業員に負担がかかり、非効率的な仕事のやり方となる恐れがあります。

特に、何段階も踏んで業務を遂行していく場合、1人の作業が遅れることで全体的なスケジュールが狂い、納期に間に合わなくなる可能性もあるでしょう。

それをチームで行う業務に変えることで、バランスよく仕事を割り振れたり、作業の進み具合を見てスケジュールを調整したりできます。

また、チームになれば失敗は連帯責任となります。

1人ですべてを抱え込むよりストレスが少ないだけでなく、チームに迷惑をかけないようにモチベーションを維持しやすくなるため、個々がしっかりと能力を発揮できるでしょう。

ただ、どんな業務でも分担をすれば良いというわけではありません。

資格保有者しかできないことや分担すると都合が悪い場合もあるので、自社に適しているかどうかを見極めて実践するようにしてください。

労働時間をきっちり守る

会社は、従業員に対して時間を守るよう厳しく言ってきます。

1分でも遅刻したら怒られたり、納期を第一に考え、間に合わないようなら残業や休日出勤を強いられたりすることもあるでしょう。

しかし、時間に対して厳しく言うのであれば、会社側も労働時間をきちんと守るべきです。

忙しいことを理由に休憩時間を短くしたり、サービス残業をさせたりするのは、従業員の反感を買う原因となります。

まずは、会社側がお手本となるよう心がけてみてください。

決められた時間内で業務が終わらないということは、仕事量が能力を上回っている証拠です。

決裁権を分散させる

仕事を進める上で、上司などから印鑑をもらわなければならない場面がありますよね。

きちんと承認が下りたことが証明できないと、その後の作業を進めることができません。

提出書類の作成から行い、何人にも印鑑をもらわなければならない場合、非常に時間がかかります。特に、決裁権のある人が出張で1ヶ月いないとなると最悪です。いくら仕方がないこととは言え、これでは時間の無駄ができてしまいます。それを防ぐためには、企業が決裁権を持つ人間を増やすことが大切です。

例えば、直属の上司と他部署、社長の3ヶ所に印鑑をもらわなければならないとします。

それを、チームリーダーと直属の上司だけで完結できるような仕組みに変えるのです。

このように、わざわざ他部署に行ったり、外出が多い社長の帰りを待ったりせずとも、部署内で話がつく制度を敷いておけば、スムーズに業務を進めやすくなるはず。

決裁権を持つ人間が少なすぎる場合や、印鑑が必要な人間が多い場合は、一度内容を見直してみると良いでしょう。

業務効率化の方法② 新しいやり方やツールを導入する

業務をなくすこともできず、減らすことも難しいのであれば、やり方や職場環境そのものを変えることを、考えてみましょう。

物理的な職場環境を変える

通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない･･･こんな環境では、スムーズに仕事をすることはできません。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい（窮屈でない）レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がります。

システムやツールを導入する

社員がやれば費用はかからないという理由で、何でもかんでも人の手でやらせようとする会社は、意外と多いものです。

たしかに、目に見えるコストはかかっていませんが、処理する時間がかかれば、その分、人件費がかさんでしまいます。

日々発生する、交通費の精算、名刺のデータ入力、スケジュール調整などは、システムやツールを導入することで、人の手でやるよりも時間も労力もかけずに、しかも正確に行うことができるようになります。

業務効率化の方法③オンラインアシスタントの利用

複数のプロジェクトが同時進行していると、それぞれのタスク管理が大変です。「確認に時間がかかる」「漏れがないか心配」など、業務の弊害となることもあるでしょう。

こういった不安要素を取り除くためにはどうすれば良いのか、その課題をクリアすることが、業務効率化の実現に欠かせません。

そこでオンラインアシスタントに相談をしたところ、アシスタントは「スプレッドシートに情報をまとめるのはどうか」と提案。

クライアントの不安や希望をきちんとヒアリングし、どうすれば業務効率化ができるかを考えて作られたスプレッドシートが完成しました。

そのおかげで、乱雑無章の情報が一目で状況把握ができるようになり、クライアントのタスク管理工数84%削除に成功。

業務効率化が実現し、別業務に集中できるようになったり、タスク管理が楽になったりしたそうです。

業務効率化の方法は様々で、成功させれば企業を大幅に成長させるチャンスにもなり得ます。従業員にとって、労働時間が短くなったのに待遇が良くなったなどのメリットも期待できるでしょう。

特に、現代では働き方改革が進んでいます。様々な方法の中でも、業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントはますます注目を集めるサービスとなるはず。

企業と相性が良いサービスを選べば、頼もしいビジネスパートナーとなってくれるでしょう。まだオンラインアシスタントを導入したことがない企業は、一度検討してみてはいかがでしょうか。