業務改善レポートの書き方

改善報告書や業務改善提案書(業務改善レポート)には、適切な書き方があるのをご存知ですか?
業務改善した方がよいと感じることは多いはず。それを伝えるために、業務改善報告書等を提出する必要があります。

改善報告書の書き方を知る前に、業務改善の意義についてご説明します。
改善といえば特に製造業の業務について指す、といわれますが、業務改善の余地はどんな業種にでもあります。

無駄な時間・労力がかかっているのであれば、それを是正し効率化を図る。これができればコストダウンにつながり、効率性・生産性が向上することで会社の利益も増える、というわけです。

改善案の見つけ方

小さな問題点であっても見逃さず、同じ組織の中で簡単に共有することが大切です。

差し障りのない事柄は比較的誰でも指摘できますが、耳あたりの良くない事柄がむしろ重要です。これらも歓迎して意見聴取していき、問題の内容に関わらず必ず具体的解決策とセットで申告してもらうようにしましょう。

日々の業務を行いながら、「手間だと感じること」、「時間がかかっていると感じていること」、「お客様に不便な思いをさせていると感じたこと」など、常にアンテナを立て、気づいたことをその都度記録していくことが、大小を問わず問題を発見していく唯一最大のヒントとなります。

提出自体のルーティン化

問題発見と改善提案はルーティン化させ、定期的に社員の声を拾い上げるように努めます。毎日書いている業務日誌にそれらの問題を記載し、定期的に社内ミーティングで報告するのもいいですし、クラウドシステムを活用すれば各社員の日々のレポートを瞬時に全社で把握することも可能です。

社員に多少の義務感が芽生えても問題はなく、継続していくうちに完全な習慣として根付いていきます。習慣として当たり前に問題発見ができ、それに伴う改善提案ができるようになると、社内の見えにくかった情報がだんだん顕在化し、循環するので、全社を挙げた意識共有が可能になってくるのです。

小さな問題点をクリアした成功体験から、次の問題を克服するための具体的が検討でき、この改善PDCAを繰り返すことによって着実に組織の問題点を解決していくことができるからです。

業務改善報告書の書き方やフォーマットについて

業務改善報告書の書き方

業務改善報告書・業務改善提案書を書く際には、まず書き方を知らないとなかなか取り掛かれません。

業務改善報告書を手早く作成するための手順について、ご紹介します。

業務改善報告書を作成するうえでは、報告書の基本となる手順に沿って考えていくと取り掛かりやすいです。そして、その手順とは、FPSEです。
FPSEは、業務改善報告書特有のメソッドではなく、企画書や課題報告書などで使用されるものですが、業務改善報告書でも当てはまります。

FPSEとは

下記の4つのステップで構成されます。

  1. Fact(事実)
  2. Problem(課題)
  3. Solution(解決策)
  4. Effect(効果)

1.Fact 事実

まず、見える化や、社員アンケート、お客様からのレビュー、問合せの内容などを集めて、現在起きている具体的な事実を集め、分類していきます。

2.Problem 課題

次に、集めた事実を見て、課題抽出をしていきます。課題抽出のオススメの方法としては、ふせんを使って洗い出しとしてグルーピング後に、論理的な関係性を考えていくやり方があります。

具体的には、付箋を用意してホワイトボードなどに、事実から考えられる問題・課題を書いて貼っていきます。
そして、似ている問題・課題のふせんをグループ分けして近くに寄せていきます。
その後、そのグループ1つのまとまりに問題・課題の名前を付けて、それぞれに論理的関係性が無いか検討します。

例えば、お客様からのクレームが多いという課題のまとまりがあったとして、それ以外のグループでは作業のミス、システムのミスなどのまとまりがあったとして、それらが原因と結果の関係になっているとか、複数のグループがある1つのグループが複数のグループをまとめた階層になっていたりなど、論理的な関係性、前後関係などを考えます。
それにより、より早く重点的に取り組む必要のあるコア課題が見えてきます。

上記の作業は、まとまった時間をとって、複数でやると効果的です。

この課題抽出ワークをオンラインで行うには、Google Jamboard (https://jamboard.google.com )というフリーのオンラインツールがオススメです。Web上でふせんカードをペタペタ貼って、並べていくことができます。色を変えれば、作成した人やカテゴリーなど分けて作成していくことができ、分かりやすいです。

3.Solution 解決策

解決策を考えるためのまず検討するべき基本手順は、上記の課題の発見を行うことによって、認識できてきた課題のルート原因にフォーカスを当てることです。

そして、解決するためのプランを立案し、実行していきます。プランのアイデア出しには、他の部署の方やコンサルタントなど第三者の意見を交えると、見落としていた思わぬ視点に気付かされることもあるでしょう。

4.Effect 効果

最後に、効果の検証が重要です。検証するためには定量的に評価できるように数値などで記録できるようKPIを設定して記録していくことが重要です。

効果を正確に測定できることが、改善案の是非を正しく評価するための必須の前提だからです。

KPIとは、キーパフォーマンスインジケーターと言って、おなじみの言葉になりましたが、何かの業務のスピードや正確性、生産性などの状態を数値で図るための指標です。指標を何にするかは、その業務によって異なります。

例えば、お客様のサポートセンターなどの部署であれば、問合せ件数、問合せから解決までのリードタイム、クレーム数などをKPIに設定して、その数値が改善しているのか見るために記録していきます。

これら4つの手順は業務改善報告書を検討する基本手順ですが、これに沿って書くことによって話の流れが生まれ、論理的に分かりやすくなります。

この最後の効果検証を終えたら、また1の事実の洗い出しに戻って、それをPDCAで回していくことでさらなる改善を図ることが可能です。

業務改善報告書のフォーマット

今回ご紹介する業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマットは、あくまでフォーマットの例です。これがすべてのパターンに使えるフォーマットというものでもありませんので、業務改善報告書・業務改善提案書を出す時には、フォーマットのいい所取りをしてみてください。

フォーマット例①:何かトラブルがあった際に使える

以下、業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマット例です。

フォーマット①

代表取締役社長

改善レポート 太郎殿

改善報告書(業務改善レポート)(中央寄せ)

はじめに

このたび発生しました○○は、当社の社会的信頼を大きく失墜させてしまいました。これを教訓とし、今後同じような事がない環境を作ると同時に、付随するあらゆる業務の改善報告書・改善提案書を策定しましたので、詳細を以下にてご報告いたします。

1発生の原因.

(1)

(2)

2.原因の防止策

(1)

(2)

3.防止策・改善策の計画

(1)スケジュール

(2)進捗管理

4.チェック項目

5.添付資料のご紹介

(1)添付資料、業務改善提案について

(2)添付資料、業務改善報告書とは

(3)添付資料、書き方とフォーマットまとめ

6.まとめ

○○の防止を十分に行っていくと同時に、これまでの業務を改善・報告していく事が課題という結論の元、今回の業務改善報告書・業務改善提案書を制作、改善案策定となりました。この業務改善報告書・業務改善提案書をもとに、さらなる改善のため、一丸となって決意を新たにしてまいります。

以上(右寄せ)

フォーマット例②:あらゆる場面で必須となる書き方

フォーマット②

代表取締役社長

改善レポート 太郎殿

改善報告書(業務改善レポート)(中央寄せ)

ΟΟにおける作業改善について(中央寄せ)

0.はじめに

ここには何の作業改善について書かれているのかを述べます。

「~をご報告します」等で締めくくりましょう。

1.現状分析

現状の作業等がどう行われているのか、文章または箇条書きで書きます。

2.課題別改善策と問題点

現状を踏まえて問題点とその改善策を述べましょう。

3.結論

改善することが可能であることを述べて、早急に対応してほしいことを伝えます。

4.所感

出来る限りの業務改善はしているけれど、それを行った上でのお願いであることを述べることが大切です。

5.添付資料一覧

1)添付資料

添付資料があれば明記します。

以上

改善報告書に入れるべき項目

■現状

■問題点(問題の核心)

■業務提案の趣旨

■業務提案の具体的内容

■必要経費・時間

■期待できる効果

■実施にあたっての問題点

■添付資料

いかがでしょうか。これを参考にぜひ業務改善報告書を作成してみてください。

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