業務効率化の手法

業務効率化

業務効率化とは、会社の仕事を進めるためのプロセスから無駄なものを省き、よりスムーズに業務ができるような状態にすることで、生産性を高めていく作業のことです。今回は、業務効率化の定義やその目的、実施によるメリットや生産性向上との違いについて解説をします。また、業務効率化の進め方や実施した企業の成功事例についても紹介します。

業務効率化に取り組むメリット

業務効率化を実施することは、会社にとってさまざまなメリットがあります。しかも、経営者側、従業員側がともに恩恵を受けることができます。具体的には、次のような内容です。

①コスト削減

一番わかりやすいものとして「コスト削減」が挙げられます。作業時間を短縮することで人件費が削減され、その分は企業の利益に直結します。

②従業員満足度の向上

業務効率化によって利益率が高まれば、従業員のために福利厚生や社内環境を整備したり、ボーナスや給与を増やせます。従業員の待遇を改善することで、会社への満足度が高まり、より良い職場作りにもつながるでしょう。

③離職防止や優秀な人材の確保

従業員の満足度や一人ひとりのモチベーションが高まることで、優秀な従業員の離職防止や新しい人材の獲得といった、人事面での恩恵を受けることもできます。

④イノベーションの創出

業務効率化で従業員の労働時間が短縮されることで、それぞれの従業員がクリエイティブな業務をする時間を確保でき、次世代の成長事業の創出機会へとつながります。

⑤働き方改革の実現

4月に働き方改革関連法の施行もあり、大企業から中小企業まですべての企業で高い関心がある「働き方改革」。業務効率化を行うことで労働時間の短縮も可能となるため、働き方改革の推進にも効果的です。

業務効率化の方法①社内制度を変える

業務効率化を促進させるためには、社内から変えていく必要があります。

企業の規模が大きかったり、社内制度がたくさんある企業だと、実現するまでに時間がかかるでしょう。そのため、業務効率化が上手く進められず足踏み状態となっている企業も多いはず。

そこで、具体的にどのようにして社内制度を変えていけば良いのか、そのアイディアを3つ紹介します。

チームで業務を分担する

1人1人に仕事を割り振るやり方が当たり前になっていませんか?それでは、特定の従業員に負担がかかり、非効率的な仕事のやり方となる恐れがあります。

特に、何段階も踏んで業務を遂行していく場合、1人の作業が遅れることで全体的なスケジュールが狂い、納期に間に合わなくなる可能性もあるでしょう。

それをチームで行う業務に変えることで、バランスよく仕事を割り振れたり、作業の進み具合を見てスケジュールを調整したりできます。

また、チームになれば失敗は連帯責任となります。

1人ですべてを抱え込むよりストレスが少ないだけでなく、チームに迷惑をかけないようにモチベーションを維持しやすくなるため、個々がしっかりと能力を発揮できるでしょう。

ただ、どんな業務でも分担をすれば良いというわけではありません。

資格保有者しかできないことや分担すると都合が悪い場合もあるので、自社に適しているかどうかを見極めて実践するようにしてください。

労働時間をきっちり守る

会社は、従業員に対して時間を守るよう厳しく言ってきます。

1分でも遅刻したら怒られたり、納期を第一に考え、間に合わないようなら残業や休日出勤を強いられたりすることもあるでしょう。

しかし、時間に対して厳しく言うのであれば、会社側も労働時間をきちんと守るべきです。

忙しいことを理由に休憩時間を短くしたり、サービス残業をさせたりするのは、従業員の反感を買う原因となります。

まずは、会社側がお手本となるよう心がけてみてください。

決められた時間内で業務が終わらないということは、仕事量が能力を上回っている証拠です。

決裁権を分散させる

仕事を進める上で、上司などから印鑑をもらわなければならない場面がありますよね。

きちんと承認が下りたことが証明できないと、その後の作業を進めることができません。

提出書類の作成から行い、何人にも印鑑をもらわなければならない場合、非常に時間がかかります。特に、決裁権のある人が出張で1ヶ月いないとなると最悪です。いくら仕方がないこととは言え、これでは時間の無駄ができてしまいます。それを防ぐためには、企業が決裁権を持つ人間を増やすことが大切です。

例えば、直属の上司と他部署、社長の3ヶ所に印鑑をもらわなければならないとします。

それを、チームリーダーと直属の上司だけで完結できるような仕組みに変えるのです。

このように、わざわざ他部署に行ったり、外出が多い社長の帰りを待ったりせずとも、部署内で話がつく制度を敷いておけば、スムーズに業務を進めやすくなるはず。

決裁権を持つ人間が少なすぎる場合や、印鑑が必要な人間が多い場合は、一度内容を見直してみると良いでしょう。

業務効率化の方法② 新しいやり方やツールを導入する

業務をなくすこともできず、減らすことも難しいのであれば、やり方や職場環境そのものを変えることを、考えてみましょう。

物理的な職場環境を変える

通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない・・・こんな環境では、スムーズに仕事をすることはできません。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい(窮屈でない)レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がります。

システムやツールを導入する

社員がやれば費用はかからないという理由で、何でもかんでも人の手でやらせようとする会社は、意外と多いものです。

たしかに、目に見えるコストはかかっていませんが、処理する時間がかかれば、その分、人件費がかさんでしまいます。

日々発生する、交通費の精算、名刺のデータ入力、スケジュール調整などは、システムやツールを導入することで、人の手でやるよりも時間も労力もかけずに、しかも正確に行うことができるようになります。

業務効率化の方法③オンラインアシスタントの利用

複数のプロジェクトが同時進行していると、それぞれのタスク管理が大変です。「確認に時間がかかる」「漏れがないか心配」など、業務の弊害となることもあるでしょう。

こういった不安要素を取り除くためにはどうすれば良いのか、その課題をクリアすることが、業務効率化の実現に欠かせません。

そこでオンラインアシスタントに相談をしたところ、アシスタントは「スプレッドシートに情報をまとめるのはどうか」と提案。

クライアントの不安や希望をきちんとヒアリングし、どうすれば業務効率化ができるかを考えて作られたスプレッドシートが完成しました。

そのおかげで、乱雑無章の情報が一目で状況把握ができるようになり、クライアントのタスク管理工数84%削除に成功。

業務効率化が実現し、別業務に集中できるようになったり、タスク管理が楽になったりしたそうです。

業務効率化の方法は様々で、成功させれば企業を大幅に成長させるチャンスにもなり得ます。従業員にとって、労働時間が短くなったのに待遇が良くなったなどのメリットも期待できるでしょう。

特に、現代では働き方改革が進んでいます。様々な方法の中でも、業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントはますます注目を集めるサービスとなるはず。

企業と相性が良いサービスを選べば、頼もしいビジネスパートナーとなってくれるでしょう。まだオンラインアシスタントを導入したことがない企業は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

野良猫をなつかせる方法,子猫との接し方、エサやりについて

野良猫がなつく方法

猫にやさしい声を出す

まず、声のトーンを少し高くして赤ちゃんをあやす感じの声を意識して出してみて下さい。とにかく野良猫がなつくためには、心からの優しさがポイントなのでしょうね。

※野良猫は何か病気を持っていたり、ノミやダニがいる可能性があるので、抵抗力の弱い子どもや赤ちゃんには近寄らせない方が良いでしょう

野良猫が怖がらせないように接する

野良猫と接する時は次の点に注意しましょう。

野良猫と目を合わさない。

匂いの強い物は身につけない。

野良猫を追い詰めない。

野良猫の前では激しい動きはしない。

まず、猫という動物はにらみ合った時に喧嘩をします。「目をじっと見つめる行為=敵に威嚇する行為」である、と認識しましょう。野良猫は視線に敏感であり、警戒心が強いということですね。

また、匂いにも敏感で、香水や洗剤、特に柑橘系の香りは苦手です。野良猫がなつく為には、自然体を心がけるといいという事でしょう。

野良猫の接し方

慣れてきたら、野良猫に触ってみよう

触りながら野良猫の反応をみる。

野良猫の気持ちの良い所を探してみる。

手の甲で触ってみる

野良猫を触ったら、手を良く洗うこと。

野良猫の絶対領域である2m以内に入る事ができるようにまでなったら、段々なついてきているので、手の平ではなく手の甲で触ってみましょう。

手の平はつかまれる感じがして嫌がります。猫の背中も触るのはやめましょう。どこがいいかというと猫の大半は「頭や首周辺・尻尾の手前」に触られると気持ちが良いようです。そこを手の甲で優しくなでるように触ります。気持ち良ければ猫の方から体を押し付けてきます。そこまできたら、野良猫がなついたといえるでしょう。

気を付けたいことは、野良猫はどんな病気をもっているかわかりませんので、触った後は必ず、消毒用の石けんで手を洗うことを習慣付けて下さい。

野良猫へのエサやり

餌やりは法律で禁止されている場合があります

野良猫でも家猫でも、仲良くなって、猫がなつくための手段としてオヤツや餌をあげるという方法があります。しかし、野良猫に餌付けするとなると、場合によっては法律違反になる場合がある事を覚えておきましょう。

例えば、京都市の条例では、周辺住民の生活環境に悪影響を与えるような方法での餌やりを禁止しており、違反した場合は5万円以下の罰金を課せられる場合があります。

野良猫の寿命

野良猫の寿命は、3年から4年、長くても5年ほどだと言われます。飼い猫が10年から15年、近年では20年と言われるので、半分以下の寿命です。

なぜ、野良猫は飼い猫よりもこれほど寿命が短いのでしょうか。

ごはんの確保が難しい

野良猫は、いつでもごはんが食べられるわけではありません。また、食べられるものも、人間が与えるもののように栄養があるものばかりではないでしょう。

野良猫が食べているものは、一般的には、カエルやヘビなどの爬虫類、ウサギや野ネズミなどの小さな哺乳類、小鳥、昆虫、ザリガニなどの甲殻類、などです。これらも、いつでも獲れるというものではなく、日々探して動かなければなりません。

都市部や住宅地であれば、人間の出した生ゴミ、残飯、また、餌をあげる人間からもらっているという猫もいるでしょう。こちらも、必ずもらえるというものでもなく、おなかいっぱい食べられるというものでもありません。

野良猫が住み着いた場合の対応

お庭や駐車場に野良猫が住み着いてしまった・・。

猫たち餌を与えれば、毎日ご飯をもらいにやってきます。そして時期がくれば子猫が産まれ、どんどん増えてしまいます。そうなる前に、不妊・去勢手術をしましょう。

業務依頼の流れ

在宅ワーカーへの仕事依頼 3ステップ

ステップ1 仕事を依頼する

まずはお仕事を依頼しましょう!「サイト名」には優秀なエンジニアやデザイナーなどがたくさん集まっています。入力フォームに沿って入力するだけで、約3分で依頼が完了します。入力フォームには依頼内容を記載します。たくさんの応募が集まるように具体的に内容を入力しましょう。

ステップ2 応募を待つ

依頼後は、メンバーからの応募・提案を待ちましょう。気になるメンバーをスカウトすることも出来ます。後で確認したい場合は、「気になる!リスト」に登録しましょう。

ステップ3 契約しよう

応募がきたら、メンバーと条件の調整をして契約をしましょう。画面の指示に従うだけで簡単にできます。コンペ形式の場合は、提案から気に入った案を採用しましょう。

サイト名の特徴

①登録・依頼・提案、全て無料

サイト名は会員登録・仕事の依頼・仕事の提案までを無料でお使い頂けます。実際にサイト名上でお仕事をして頂いた場合に受注額の中からシステム利用料を頂く方式となっております。

②有能な人材が多数登録

サイト名にはエンジニア・デザイナーを始めとする各分野で様々なスキルをお持ちの方が多数登録しています。 日本中の有能な方々へ気軽に仕事をお願いしてみませんか?

③前払いで安心取引

お取り引きは原則として仮払い方式を採用しております。クライアント(発注者)は仕事が完了するまでメンバー(受注者)への支払いが実行されず、メンバーは報酬の入金が保証されるため、安全に取引が可能です!

IBMで在宅勤務が禁止されたのはなぜ?

コロナの影響で在宅勤務を認める会社や、フリーランスでもっぱら在宅勤務するヒトが増えている中、大企業で在宅勤務を止める動きもあります。
働き方のスタイルは、今後どうなっていくのでしょうか?

IBM、Yahooの在宅勤務廃止

THE WALL STREET JOURNALは2年ほど前、数十年にわたって在宅勤務を推進してきた米IBMが同制度の根本的な見直しを決め、数千人の従業員にオフィスで働くか退職するかの決断を迫っていると報道されたことは、まだ記憶に新しいです。

 フルタイム雇用者の約25%がなんらかの形で在宅勤務していた米ヤフーも2013年、社員の在宅勤務を禁止し、オフィスへの出勤を義務付ける方針を明らかにしました。

チームワーク不足や節約失敗が原因か

在宅廃止に舵を切るのは、「チームワーク」や「一体感」「コミュニケーション」不足や、期待したオフィス・不動産コストの節約が実現しなかったためだと見られています。

 ヤフーの場合、テレワーク禁止を発表した後にわかったことは、勤務実態やその管理がずさんであったことです。テレワークを利用していた社員が勤務時間中に副業していたり、自分の会社を立ち上げていたり、ということが明らかになりました。マネージャーが適切にテレワーカーを管理しておらず、野放し状態だったようです。「誰も見ていない場所で、会社の同じ成果を出す」ためには、適切なマネジメントが不可欠だということが判明しました。

IBMの場合、特定のオフィスに属さず、フルタイム在宅勤務をしていた社員が主流でした。それによりオフィスコストは削減できたが、チームワークやコミュニケーションが欠如したことのデメリットの方が大きいと考えたと思われます。米国は国内でもニューヨークとロサンゼルスだと3時間の時差があるほど国土が広く、そのため、共働き夫婦等が遠隔勤務を希望することが少なくなく、そのような状況の対応としてフルタイム在宅勤務やサテライトオフィスが発達していったのです。

グーグルはなぜ在宅勤務を取り入れないのか?

自宅で仕事をすることにより、家族との時間がより多くとれ、フレキシブルな働き方ができる在宅勤務。多くの企業が取り入れる中、これに従わない企業もあります。その代表がグーグルです。

 グーグルは2018年、ニューヨーク市のランドマーク的ビルのチェルシーマーケットを、自社のワークスペースとして利用するため20億ドル以上で買収しました。ニューヨークにはすでに本社ビルがあり、かなりのオフィススペースを所有しているにも関わらず、その面積を広げています。グーグルは在宅勤務を禁止しており、社員は基本的にオフィスに通わなければなりません。

 「グーグル・ドライブ」「グーグル・ハングアウト」等のテレワークに欠かせないサービスを提供する最先端の企業は、なぜこのような保守的な勤務形態を堅持しているのでしょうか? 

それは「社員をグーグル以外の環境に置かないことで愛社精神を育み、会社のクリエイティビティや情報を守ること」だそうです。 

在宅勤務とオフィスワークの生産性の違いがほとんどないことは、同社でも実証済みです。しかしそれを圧しても「社の守秘義務」や「社員を囲う」ことに重きを置くのは、「情報を扱うプロ」であるグーグルらしいやり方なのかもしれません。

一切会社に来ない“フル在宅勤務”の社員が直面する3つの壁

ある調査会社の調べによると、週に3、4日の在宅勤務をする社員が最もエンゲージメントが高く、毎日在宅、または毎日オフィスに出社するという働き方はエンゲージメントの度合いを低下させることを示していました。 

同社はフル在宅勤務の社員のエンゲージメント低下の原因として、彼らが直面しがちな3つの壁を挙げ、上司がケアすべきことを示唆しています。日本企業にも参考になる内容です。

(1)上司が成果に気づかない、評価してくれない

部下が良い仕事をした時、それを認めて評価することは上司の重要な役目だ。同じオフィスにいれば、その機会は自然に生まれるが、フル在宅勤務の部下については、褒める機会がないどころか部下の成果に気づくことすら難しい場合があります。

 
忙しい上司はつい、コミュニケーションを必要最低限に絞ってしまいがち。だがフル在宅勤務の部下と信頼関係を築き、パフォーマンスを引き出すためには、彼らの行いを把握して適切なフィードバックをする必要があります。

 それには、成果をシェアしてもらう機会を意図的に増やすことです。たとえば定期的なオンラインミーティングや週次報告メールで、「最近うまくいったこと」について報告してもらうようにすると良いでしょう。

(2)今後のキャリアの展望が見えない

フル在宅勤務の社員は、自分のキャリアプランをどう実現するかについて、上司と話し合う機会が少ない傾向にあります。この状況は、ただちに改善すべきです。「キャリアアップや成長の機会があるかどうか」は、退職を考える1番のきっかけになるからです。

 特にフル在宅勤務の場合、自分の担当業務や所属部署以外の状況が見えづらいです。他の部署やポジションでどんな仕事が行われているのかについて分かりやすく情報提供をすれば、社内でのキャリアアップの可能性についてイメージしやすくなるでしょう。

(3)同僚とつながる機会がない

フル在宅勤務の社員は、他の社員と関わり合う機会が少なく、孤立していると感じることがあります。

これを解消する一つの方法は、グループウェアやチャットシステム、ビデオ会議などのテクノロジーをうまく利用することです。この時、特に気をつけなければいけないのは、チームの中でフル在宅勤務という雇用形態が少数派である場合です。。オンラインでのやり取りを例外や臨時的なものとして扱うのではなく、対面での会話やミーティングに代わる正式なものとして、真剣に取り組まなければならないでしょう。

いずれにしろ、共通しているのはコミュニケーションが万全でない点にです。上司がもっと在宅勤務社員の状況を正確に把握したり、同僚と直接的に触れ合う機会も増やしたりすれば、在宅勤務も当然ながらアリです。