電子契約に必要な要件と企業が検討すべきポイントとは?

電子契約

働き方改革の前提として、契約書を含むあらゆる文書の電子化が必須となり、その結果、電子契約が爆発的に普及し始めています。もっとも電子契約を行うためには一定の要件があり、企業側が検討するべきポイントもあります。今回はそれらを見ていくことにしましょう。

電子契約の要件

電子署名法

2000年に施行された電子署名法により、本人による電子署名を施した電子ファイル(電磁的記録)についての法的効果が定められました(電子署名法第3条)。

第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

以下の要件を満たす電子署名を付与された電子ファイルは、書面に押印または署名された契約書に同等の法的効力が生じることとなります(電子署名法第2条)。

本人性の証明—電子文書が署名者本人により作成されていることが証明できること

非改ざん性の証明—署名された時点から電子文書が改ざんされていないこと証明できること

電子帳簿保存法

税法上、契約書、注文書、領収書、見積書等の取引情報に係る書面は、7年間保存する義務があります(法人税法施行規則59条ほか)。

ただし、電子契約のように電子データで保存する場合、以下の要件を満たすことで、紙の契約書等の原本と同等に扱われ、長期保存にかかる負担が解消できます(電子帳簿保存法10条)。

真実性の確保—認定タイムスタンプまたは社内規程があること

関係書類の備付—マニュアルが備え付けられていること

検索性の確保—主要項目を範囲指定および組み合わせで検索できること

見読性の確保—納税地で画面とプリンターで契約内容が確認できること

企業が検討すべきポイント

①法律で書面が求められる契約類型が一部に存在する

契約方式自由の原則により、基本契約・秘密保持契約・売買契約・業務委託契約・請負契約・雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約が利用可能となっています。

一方、電子契約が普及している中でも、消費者保護などを目的として、法律で書面(紙)による締結や交付が義務付けられているものも一部ですが存在します。

以下に書面が必要となる代表的な類型を紹介します。

定期借地契約(借地借家法22条)

定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)

投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)

訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付義務(特定商品取引法4条etc)

このような契約を扱う場合、電子契約の導入の前に、顧問弁護士にも確認の上ご利用いただくことをおすすめします。

②受信者側(契約相手方)の理解

自社で導入できたとしても、電子契約の受信者側の理解も必要になります。相手が合意することで契約は締結されますので、受信者である相手が電子契約を拒んで従来の書面による契約を希望した場合には、相手に合わせなければならないケースも少なくありません。

また、導入する電子契約サービスによっては、相手にも同様の電子契約サービスを利用してもらう必要もあるため、相手に費用を負担させてしまうこともあります。「自分たちのために同じ電子契約を使ってください」と言ったところで、相手にメリットがなければ同じ電子契約サービスは利用してくれません。

これらの要件と注意点を守りさえすれば、電子契約はとても便利なものと言えるでしょう。

業務改善レポートの書き方

改善報告書や業務改善提案書(業務改善レポート)には、適切な書き方があるのをご存知ですか?
業務改善した方がよいと感じることは多いはず。それを伝えるために、業務改善報告書等を提出する必要があります。

改善報告書の書き方を知る前に、業務改善の意義についてご説明します。
改善といえば特に製造業の業務について指す、といわれますが、業務改善の余地はどんな業種にでもあります。

無駄な時間・労力がかかっているのであれば、それを是正し効率化を図る。これができればコストダウンにつながり、効率性・生産性が向上することで会社の利益も増える、というわけです。

改善案の見つけ方

小さな問題点であっても見逃さず、同じ組織の中で簡単に共有することが大切です。

差し障りのない事柄は比較的誰でも指摘できますが、耳あたりの良くない事柄がむしろ重要です。これらも歓迎して意見聴取していき、問題の内容に関わらず必ず具体的解決策とセットで申告してもらうようにしましょう。

日々の業務を行いながら、「手間だと感じること」、「時間がかかっていると感じていること」、「お客様に不便な思いをさせていると感じたこと」など、常にアンテナを立て、気づいたことをその都度記録していくことが、大小を問わず問題を発見していく唯一最大のヒントとなります。

提出自体のルーティン化

問題発見と改善提案はルーティン化させ、定期的に社員の声を拾い上げるように努めます。毎日書いている業務日誌にそれらの問題を記載し、定期的に社内ミーティングで報告するのもいいですし、クラウドシステムを活用すれば各社員の日々のレポートを瞬時に全社で把握することも可能です。

社員に多少の義務感が芽生えても問題はなく、継続していくうちに完全な習慣として根付いていきます。習慣として当たり前に問題発見ができ、それに伴う改善提案ができるようになると、社内の見えにくかった情報がだんだん顕在化し、循環するので、全社を挙げた意識共有が可能になってくるのです。

小さな問題点をクリアした成功体験から、次の問題を克服するための具体的が検討でき、この改善PDCAを繰り返すことによって着実に組織の問題点を解決していくことができるからです。

業務改善報告書の書き方やフォーマットについて

業務改善報告書の書き方

業務改善報告書・業務改善提案書を書く際には、まず書き方を知らないとなかなか取り掛かれません。

業務改善報告書を手早く作成するための手順について、ご紹介します。

業務改善報告書を作成するうえでは、報告書の基本となる手順に沿って考えていくと取り掛かりやすいです。そして、その手順とは、FPSEです。
FPSEは、業務改善報告書特有のメソッドではなく、企画書や課題報告書などで使用されるものですが、業務改善報告書でも当てはまります。

FPSEとは

下記の4つのステップで構成されます。

  1. Fact(事実)
  2. Problem(課題)
  3. Solution(解決策)
  4. Effect(効果)

1.Fact 事実

まず、見える化や、社員アンケート、お客様からのレビュー、問合せの内容などを集めて、現在起きている具体的な事実を集め、分類していきます。

2.Problem 課題

次に、集めた事実を見て、課題抽出をしていきます。課題抽出のオススメの方法としては、ふせんを使って洗い出しとしてグルーピング後に、論理的な関係性を考えていくやり方があります。

具体的には、付箋を用意してホワイトボードなどに、事実から考えられる問題・課題を書いて貼っていきます。
そして、似ている問題・課題のふせんをグループ分けして近くに寄せていきます。
その後、そのグループ1つのまとまりに問題・課題の名前を付けて、それぞれに論理的関係性が無いか検討します。

例えば、お客様からのクレームが多いという課題のまとまりがあったとして、それ以外のグループでは作業のミス、システムのミスなどのまとまりがあったとして、それらが原因と結果の関係になっているとか、複数のグループがある1つのグループが複数のグループをまとめた階層になっていたりなど、論理的な関係性、前後関係などを考えます。
それにより、より早く重点的に取り組む必要のあるコア課題が見えてきます。

上記の作業は、まとまった時間をとって、複数でやると効果的です。

この課題抽出ワークをオンラインで行うには、Google Jamboard (https://jamboard.google.com )というフリーのオンラインツールがオススメです。Web上でふせんカードをペタペタ貼って、並べていくことができます。色を変えれば、作成した人やカテゴリーなど分けて作成していくことができ、分かりやすいです。

3.Solution 解決策

解決策を考えるためのまず検討するべき基本手順は、上記の課題の発見を行うことによって、認識できてきた課題のルート原因にフォーカスを当てることです。

そして、解決するためのプランを立案し、実行していきます。プランのアイデア出しには、他の部署の方やコンサルタントなど第三者の意見を交えると、見落としていた思わぬ視点に気付かされることもあるでしょう。

4.Effect 効果

最後に、効果の検証が重要です。検証するためには定量的に評価できるように数値などで記録できるようKPIを設定して記録していくことが重要です。

効果を正確に測定できることが、改善案の是非を正しく評価するための必須の前提だからです。

KPIとは、キーパフォーマンスインジケーターと言って、おなじみの言葉になりましたが、何かの業務のスピードや正確性、生産性などの状態を数値で図るための指標です。指標を何にするかは、その業務によって異なります。

例えば、お客様のサポートセンターなどの部署であれば、問合せ件数、問合せから解決までのリードタイム、クレーム数などをKPIに設定して、その数値が改善しているのか見るために記録していきます。

これら4つの手順は業務改善報告書を検討する基本手順ですが、これに沿って書くことによって話の流れが生まれ、論理的に分かりやすくなります。

この最後の効果検証を終えたら、また1の事実の洗い出しに戻って、それをPDCAで回していくことでさらなる改善を図ることが可能です。

業務改善報告書のフォーマット

今回ご紹介する業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマットは、あくまでフォーマットの例です。これがすべてのパターンに使えるフォーマットというものでもありませんので、業務改善報告書・業務改善提案書を出す時には、フォーマットのいい所取りをしてみてください。

フォーマット例①:何かトラブルがあった際に使える

以下、業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマット例です。

フォーマット①

代表取締役社長

改善レポート 太郎殿

改善報告書(業務改善レポート)(中央寄せ)

はじめに

このたび発生しました○○は、当社の社会的信頼を大きく失墜させてしまいました。これを教訓とし、今後同じような事がない環境を作ると同時に、付随するあらゆる業務の改善報告書・改善提案書を策定しましたので、詳細を以下にてご報告いたします。

1発生の原因.

(1)

(2)

2.原因の防止策

(1)

(2)

3.防止策・改善策の計画

(1)スケジュール

(2)進捗管理

4.チェック項目

5.添付資料のご紹介

(1)添付資料、業務改善提案について

(2)添付資料、業務改善報告書とは

(3)添付資料、書き方とフォーマットまとめ

6.まとめ

○○の防止を十分に行っていくと同時に、これまでの業務を改善・報告していく事が課題という結論の元、今回の業務改善報告書・業務改善提案書を制作、改善案策定となりました。この業務改善報告書・業務改善提案書をもとに、さらなる改善のため、一丸となって決意を新たにしてまいります。

以上(右寄せ)

フォーマット例②:あらゆる場面で必須となる書き方

フォーマット②

代表取締役社長

改善レポート 太郎殿

改善報告書(業務改善レポート)(中央寄せ)

ΟΟにおける作業改善について(中央寄せ)

0.はじめに

ここには何の作業改善について書かれているのかを述べます。

「~をご報告します」等で締めくくりましょう。

1.現状分析

現状の作業等がどう行われているのか、文章または箇条書きで書きます。

2.課題別改善策と問題点

現状を踏まえて問題点とその改善策を述べましょう。

3.結論

改善することが可能であることを述べて、早急に対応してほしいことを伝えます。

4.所感

出来る限りの業務改善はしているけれど、それを行った上でのお願いであることを述べることが大切です。

5.添付資料一覧

1)添付資料

添付資料があれば明記します。

以上

改善報告書に入れるべき項目

■現状

■問題点(問題の核心)

■業務提案の趣旨

■業務提案の具体的内容

■必要経費・時間

■期待できる効果

■実施にあたっての問題点

■添付資料

いかがでしょうか。これを参考にぜひ業務改善報告書を作成してみてください。

導入のプロセス

導入には7つのプロセスがある

まず、テレワーク導入の手順は、導入の検討から導入後の評価まで、7つのプロセスがあります。

(1)導入検討・全体方針決定・経営判断

(2)現状把握

(3)導入に向けた推進体制の構築

(4)テレワークに関する社内ルール作り

(5)ICT(情報技術)環境の整備

(6)セキュリティー対策の実施

(7)テレワークの導入・評価

(1)導入検討~(4)社内ルール作りまでを前半、

(5)ICT完了の整備~(7)テレワークの導入・評価までを後半に分けて概要を解説していきます。

テレワーク導入までのプロセス前半編

ここでは前半のプロセスである、導入検討~社内ルール作り編まで4つのプロセスを紹介します。

(1)導入検討・全体方針決定・経営判断

テレワーク導入にあたり、まず重要になるのが、「テレワークを導入することでどのような効果を得たいか」という目的の明確化です。

これは「生産性の向上」「コスト削減」「人材の確保・育成」「働き方改革」「事業継続(BCP)」といった内容が考えられます。目的は必ずしも1つに絞る必要はありませんが、テレワークの導入自体が目的にならないように、導入段階で目的意識を持つことは非常に重要です。

導入目的を明確にしたら、テレワーク導入の基本方針(ポリシー)を策定します。

基本方針の策定についてはテレワーク導入の目的、対象者、対象業務、実施する部門などについて盛り込んだ方針を作成します。従業員と経営サイドで協議しながら策定し、方針について十分な同意を得ることも重要です。

方針を策定後は、スムーズな導入のために、テレワークに関する社内の合意形成を進めましょう。テレワーク導入推進担当者による起案の後、経営層への説明と承認、関係者への説明と承認というプロセスに従い、社内で認識を統一することが重要です。従業員のテレワークに対する理解を深めるために、社内セミナーによる情報発信や、体験型研修の実施も有効です。

(2)現状の課題把握

テレワーク導入のポリシー策定ができたら、具体的な検討段階に進みます。確認するポイントは主に以下のような内容が挙げられます。

・就業規則と関連する社内制度(勤怠管理制度など)

・人事評価制度(目標管理制度、成果に基づく評価制度など)

・ICT環境

・日常での仕事の進め方

・労働組合がある場合は組合の考え方(労働組合がない場合には従業員の考え方)

(3)導入に向けた推進体制の構築

社内の課題を把握した後は、テレワーク導入に向けた推進体制の構築に着手します。推進にあたっては、社内の各部署がテレワークの意義を理解し、導入が円滑に進むように一丸となる体制作りを考えます。

そのためには、推進のプロジェクトチームを設置することなどが考えられます。メンバーは、テレワーク導入に関わる社内制度や施策を担当する部門を中心に構成します。

(4)テレワークに関する社内ルール作り

推進のプロジェクトチームが編成できたら、チームでテレワーク導入に向けた社内のルール作りに取りかかります。定めるルールは下記のようなものがあります。

テレワークの導入範範囲の決定

まずは、テレワークの対象者と対象業務を決定します。対象者については、職種やライフステージなどに応じた明確な基準を設定することが、スムーズなテレワーク推進やトラブル防止のために不可欠です。

対象業務の設定のためには、まずは業務全体を整理し、テレワークで行いやすい業務を選定します。入力作業や資料作成などテレワークで行いやすい業務や、会議や申請業務など、ICTツールの導入によってテレワークが可能になる業務もあります。社内の状況に応じて、現段階でテレワークが可能な業務と、将来的に対象となりえる業務を分けて整理しておきましょう。

労務管理の確認

テレワークの労務管理を確認し、就業規則などにテレワーク勤務に関する規定を盛り込むことが重要です。

テレワーク導入のための教育・研修の計画

テレワークの効果を最大化するためには、導入前の研修の実施が有効です。テレワークに関する社内ルールのほか、テレワークの目的や導入の流れ、導入時の体制などを、テレワーク利用者だけでなく全社員が理解することで、テレワーク推進が期待できます。勤怠管理や人事評価、コミュニケーション手段についても周知しましょう。テレワーク実施社員だけでなく周囲の理解を深めることで、サポートし合える環境を整えることができます。以上がテレワーク導入までのプロセスの【導入検討~社内ルール作り】の概要です。

テレワーク導入までのプロセス後半編

次に、後半のプロセスである、具体的なシステム構築から、導入後の評価方法まで概要をまとめます。

(5)ICT(情報通信技術)環境の整備

テレワークを導入し、その効果を最大限に発揮させるためには情報通信システム環境の確認・整備をすることが重要になります。整備のポイントになるのは主に以下の3点です。

■現在利用するICT環境を生かしてシステムを構築

まず、テレワーク用のICT環境は、利用しているIT資産を生かして構築することも可能です。以下のいずれかの仕組みがあるか確認しましょう。

・リモートデスクトップ:遠隔でデスクトップを操作する方式

・仮想デスクトップ:テレワークで働く社員に割り当てた仮想デスクトップを操作する方式

・クラウド型アプリケーションの利用:インターネットを使ったクラウドで提供されるアプリケーションに、社内外からアクセスして作業する方式

・会社PCの持ち帰り:会社で使っているPCなどを持ち帰り利用する方式

■遠隔で労務管理を行うシステム構築

労務管理には、始業・終業時刻の記録・報告をする勤怠管理、業務時間中の在席管理、業務遂行状況を把握する業務管理があります。

例えば、勤怠管理は、インターネットを使ってシステムにアクセスすれば始業・終業などが記録できるクラウド型の勤怠管理システムを使えば、リアルタイムで就業状況の確認ができます。 また、在席管理はプレゼンス管理システム、業務管理はスケジュール管理ツール、ワークフローなどを使えば、確認や日々の管理が容易にできるようになります。

■コミュニケーション環境

最後に大切なのは、会社とのコミュニケーション環境の構築です。 テレワークではオフィス以外の場所で上司や同僚と顔をあわせずに仕事をする時間が増えます。その結果、コミュニケーションの不足が起きて、テレワーク利用者の業務効率の低下や会社からの疎外感、評価への不安などを招く可能性があります。

この問題の解決にもITツールの活用は有効です。具体的には、電話、電子メール、インスタントメッセンジャー、チャットなどの利用が考えられます。 さらに、「テレビ電話会議システム」や、端末の画面やファイルなどを共有し、リアルタイムの共同作業ができる「Web会議システム」といったITツールを使えば、より密度の高い意思疎通が図れるでしょう。

(6)セキュリティー対策の実施

社外でIT機器などを利用するテレワークでは、不正アクセスやコンピューターウイルスなどの脅威への対策は避けては通れないプロセスになります。 ここでは技術的な面に絞って、テレワーク環境で有効な検討すべきセキュリティー対策を紹介します。

不正アクセス対策:

ファイアーウォールの導入、IPS(侵入防止システム)、IDS(侵入検知システム)の導入

データ盗聴、改ざん防止:

対策方法:VPN(仮想私設網)などの安全性の高い通信インフラの導入

端末管理、情報漏えい対策:

ウイルス対策ソフトウェアの導入、シンクライアント端末や端末操作制御ソフトウェアの導入

(7)テレワークの導入・評価

最後に、導入による効果を把握する方法について紹介します。評価方法は、「量的評価」「質的評価」が一例として考えられます。

量的評価

顧客対応(顧客対応や顧客訪問の回数・時間、新規契約獲得数など)

情報処理(伝票などの処理件数、企画書・報告書の作成件数・時間など

オフィスコスト削減(オフィス面積、オフィス賃貸料、電気代など)

質的評価

業務改善(知識・情報の共有、ムダな業務の削減など)

成果・業績(業務評価の向上など)

全体評価(会社への満足度、仕事への満足度、ワーク・ライフ・バランスの実現など)

以上がテレワーク導入までのプロセスの【システム構築~導入評価編】の概要です

在宅勤務等テレワークの導入事例①富士ゼロックス

厚生労働省では、在宅勤務等テレワークの好事例集を毎年刊行し、テレワーク大賞などの表彰も行っています。

例えば平成29年度厚生労働省優秀賞受賞の富士ゼロックスでは、労働時間の削減や障害者・育児中の者などにとって働きやすい環境を整備するなど、多方面でワーク・ライフ・バランスを実現しています。在宅勤務、サテライトオフィス、モバイル勤務をすべて活用、フレックスタイム制も併用して柔軟な働き方を可能としています。育児中の男性社員が在宅勤務等テレワークを特に活用しており、社員の8割以上が在宅勤務等テレワークに満足しているそうです。

就業規則や運用ルール等をきめ細かく定めるなどの手間はかかりますが、それ以上の効果が得られているといえるでしょう。

テレワークの導入事例② 株式会社ISパートナーズ

導入背景

まず、親会社は今後の生産力と品質をいかに向上させていくか、ライフステージの変化があっても活躍する場をどのように創出するか、という2つの課題を抱えていました。

上記の課題をクリアするために、新しい働き方のもとでコンテンツを生産する選択をし、テレワークを導入した「ISパートナーズ」が生まれました。

導入方法

東京本社、サテライトオフィス、自宅のうち働きやすい場所を選択でき、時間によって働く場所を変えることも可能としました。近隣住民、とくに子育て中の女性を積極的に採用し、通勤時間のロスを減らすようなテレワークを取り入れています。

成果

企業としては、工数管理ができるようになり、不明瞭な仕事を削減しました。また、通勤にかかる交通費などのコストも削減できました。

従業員目線では、在宅や中抜けを可能とすることで私生活との両立が容易となり、業務時間が削られなくなりました。「台風や交通機関の麻痺などにも左右されなくなった」といった成果も得られました。

名刺の歴史、由来、適したサイズとは?

名刺の由来

名刺は中国が発祥という説が有力で、紙がまだない時代に竹や木を削った札に名前を書いたものが、名刺の始まりと言われています。

訪問先で相手が不在だった時、その札を門前の箱に刺していたことから、札のことを「刺し」と呼び、それがいつしか名前が書かれた刺し、名刺となり、日本へ伝えられたそうです。

名刺のサイズ

一般的に使用されている名刺寸法は、ほとんどがサイズ規格「4号」となっています。この名刺4号は、東京4号と呼ばれている代表的なサイズで、寸法は91mm×55mmとなります。

なお、関西ではこのサイズが、大阪9号と呼ばれるので注意しましょう。関東と関西で呼び方が異なるだけで、実際のサイズは同じ(91mm×55mm)です。

名刺交換のマナー

名刺を差し出す

目下のほうから先に「○○社の△△と申します」と社名と名前を名乗り、軽くお辞儀をしてから名刺交換を始めましょう。

名刺は胸の高さで持ち、両手で手渡すようにします。名刺の向きは、文字が相手から見て読みやすい向きとしてください。

また、名前はフルネームを言うのが丁寧とされます。読みにくい名前であればゆっくりと名乗りましょう。

自然な笑顔で、相手の目を見ながら、名刺を差し出します。名刺交換のときは、つい手元のほうにのみ目線を落としてしまいがちなので、相手の目を見ながら差し出すようにしようという意識が必要です。

名刺を受け取る

名刺を受け取るときも、黙って受け取ってはいけません。「頂戴いたします」と言いながら、必ず両手で受け取ってください。相手の会社のロゴや氏名などに自分の指がかからないように注意も必要です。受け取った後は、胸の高さより下におろさないようにしてください。

相手の前で名刺を見るときも、自分の胸より高い位置で見るようにしましょう。そして、「○○様ですね」と相手の名前を名刺を見ながら復唱し、確認しましょう。読み方が分からなければ、このタイミングで聞いておく分には失礼にはあたりません。

受け取った名刺をすぐに名刺入れにしまったり、テーブルに置いたりすると、あまり印象が良くありません。受け取ったら、まずはその場で軽く名刺を見るようにしましょう。また、名刺交換後の話の最中に、相手の名刺を不必要に触ってはいけません。これも失礼な行為になります。

名刺の役割

ビジネスの現場において今でも現役で活躍している存在が名刺です。名刺を持っていないビジネスマンはいないでしょう。多くのビジネスマンが日常的に名刺を活用しているのです。名刺を使うことによってさまざまなメリットがあるからです。ビジネスの現場においていろいろな役割を果たしているものです。

名刺というのはそこに本人の名前や連絡先、所属などが記載されているものです。基本的に他人に渡すために使われているものです。連絡先としては会社の所在地や電話番号だけではなくて、最近はメールアドレスやサイトのURLなどが記載されていることも多いです。さらにはSNSのアドレスまで記載されていることも増えています。デザインも昔のような画一的なものだけではなくて、さまざまな工夫が施されたものが増えており、ビジネスにおいて名刺の役割というのはますます重要となっています。

名刺が重宝される理由としては、耐久性や保存性のある厚い紙を用いられており、長持ちして携帯するのに便利だという点があります。たとえば名刺にメモを残しておくという方も多いでしょう。最近は名刺を簡単に取り込めるようなアプリも存在しています。名刺を管理することも簡単にできるようになりました。

そんな名刺がビジネスにおいて果たす役割について解説しましょう。名刺がどのような点から役に立つのかを紹介しましょう。名刺にはさまざまな役割があるからこそ、ビジネスの現場において重宝されているのです

正社員がバイト掛け持ちした場合、会社にバレる?

1日の労働時間は8時間以内、1週間の労働時間の合計を40時間以内に収めることが労働基準法で定められています。また、週1日以上あるいは4週間に4日以上の休日を定める必要があります。

この時間を超えた場合は時間外手当または休日手当を払う必要が出てくるのです。
時間外手当は2割5分以上5割以下、休日手当は3割5分以上を本来の給料に増額しなければなりません。
また、労働基準法38条によりこれらの時間外手当は一ヶ所で働いた場合に適用されるだけでなく、複数の事業所で働いた合計の時間にも適用されます。

アルバイトをする場合の注意点

日本のサラリーマンで正社員の平均労働時間は、1日7時間を超えています。
これではほとんどの正社員がアルバイトをした場合、時間外労働になってしまうことになります。

つまり、正社員がアルバイトをする場合、企業側が時間外手当を支払わなければならない義務を追うことになります。

結論から言いますと、自分から企業やアルバイト先に副業についての話をしない限り問題はないが、後からバレた場合に、企業としては、時間外超過金額を払う必要が出てきて、アルバイトを辞めるように言われたり、好ましくないと思われる可能性があるという事です。

具体的に、どのようにバレる可能性があり、どう対策すべきかについて見ていきます。

会社とアルバイト先の両方に知らせる場合

基本的に時間外手当は、副業であるアルバイトをするときに受け取ることが多いと考えられています。

通常時給800円だとして時間外手当を加算して時給1,000円以上、休日手当を加算して1,080円以上の時給をアルバイト先は支払わなければなりません。

結局、会社がアルバイト先に通知してしまった以上、企業やアルバイト先は、官公庁からコンプライアンス違反だと指摘されることを避けるために、何らかの対応(超過分を支払う)をせざるを得ず、企業にとってはそれで解雇や注意にはならないかもしれませんが、嬉しい状況ではないことを理解スル必要があります。

企業の種類にもよりますが、大企業や上場企業は放置してはくれないでしょう。

会社にのみ許可を取る場合

会社に副業する許可を取って、アルバイト先に詳しいことは話さないというのも考えられます。これが一番無難な方法でしょうか?

労働時間を把握していない場合は、時間外手当を支払う責任はないと考えられますし、そもそも労働者側が請求しない限り問題は発生しないはずです。

ただし、会社側はそのことを把握しているわけですから、会社側が時間外手当を支払わなければならない可能性もあります。

会社にも許可を取らない場合

どちらにも知らせないというのは、アルバイトをすることだけを考えたら一番簡単でしょう。会社もアルバイト先も時間外労働になることを知らないため、当然時間外手当も発生しません。

副業が禁止されている場合などは、実際に隠れてアルバイトしている人も多いでしょう。

しかし、いずれは会社に知られる可能性が高いです。

当然、発覚したら問題になる可能性があります。
そして時間外労働をしているという事実は、会社の業務に支障をきたすと判断されても仕方ないと考えられます。
その場合は、副業禁止が法的にも認められると考えられるためリスクは高いです。

週40時間以上だとばれる?

住民税の徴収でバレる可能性がある

正社員の副業や掛け持ち(Wワーク)は住民税の支払いにより主たる勤務先にばれてしまうことがあります。副業やWワークでの収入がある場合確定申告が必要です。
通常会社が年末調整をしてくれれば確定申告の必要はありませんが、副業やWワークでの収入がある場合は確定申告が必要となります。
なぜなら年末調整をしてもらえるのは主たる勤務先のみだからです。 

確定申告をもとに本業と副業の所得が合算され、総所得が計算されます。

給与所得の場合は、勤務先に住民税の通知書、納付書が送付されます。
通知書記載されたあなたの所得金額について、その企業の人が確認したときに企業の給料より高い所得があることに気付けば、バレルということになります。

よほどアルバイト先での金額が高収入出ない限り、目に止まらないですし、通知書を見た労務担当者などが、わざわざ上司に報告することも少ないのではないでしょうか。

特別徴収では総所得額が本業に通知される

それではなぜ住民税の特別徴収では正社員の副業や掛け持ちが主たる勤務先にばれてしまうのでしょうか。

まず税務署は本業と副業の所得額を各市区町村の役所に連絡します。役所はその総所得額をもとに住民税を計算します。特別徴収の場合役所は主たる勤務先に総所得額、主たる給与所得、その他の給与所得、住民税額などを通知します。

 このさい副業や掛け持ちの所得であるその他の給与所得があれば、副業の存在も主たる勤務先にばれてしまうというわけです。また主たる給与所得から計算した住民税額よりも、実際の住民税額が多くなれば当然、その他の収入があることも気づかれます。

他にもバレる原因としては以下のようなものがあります。

雇用保険

働く時間が週に20時間を超えると雇用保険に加入しなければなりません。しかし雇用保険は働いた会社の分だけ入れるものではなく、1つしか加入することはできません。

よってアルバイトを週に20時間以上してしまい、アルバイト側に何も言わないとそちら側での雇用保険の手続きを行われてしまいます。それを放置していると、正社員として働いている会社に『雇用保険の損失手続き』が届いてしまいます。

会社側としては働いているのに届くとなれば、おかしいことになってしまいます。そこで他にも仕事をしていることがバレてしまいます。

社会保険

企業によってはアルバイトでも週20時間を超えると社会保険に入らなければいけないところがあります。コンビニなど社会保険の加入制度がないところもあるので、アルバイトを選ぶ際にも社会保険の加入制度があるか調べましょう。

社会保険は雇用保険とは違い、いくつでも加入できてしまいます。違うところで別々に加入しても統合して考えられます。保険料の計算は特別に行われるので、それぞれの会社に加入していることがバレます。

したがってどこの企業でなんの保険に入っているのかがバレてしまいます。アルバイト先は社会保険加入制度があるのか、何時間から加入しなければいけないのかを知り、それに合わせて働くようにしましょう。

マイナンバー

最近ではアルバイト先もマイナンバーの提出を求めてくることが多いです。

 マイナンバーを提出することで、保険の支払っている状況や給与の状況を統括して見ることができます。
そのため、掛け持ちしているところそれぞれに提出するとマイナンバーからバレることがあります。

マイナンバーの提出は働いている側から求められますが、提出は法律で義務付けられてはいません。雇う側もマイナンバーを必ず提出してもらわなければいけないきまりはありません。

 ですので、アルバイト先でマイナンバーが分からなくなってしまった、とかすぐに出てこないと言ってそのままになるようにするか、あるいは個人情報だからと言って断るという事が可能です。

企業自身がマイナンバーを使って、従業員の所得を知ることや調べることはできません。